プライバシーポリシー

株式会社JAエコパル個人情報保護方針

株式会社JAエコパル
（平成17年4月1日制定、平成30年5月1日改正）

　株式会社ＪＡエコパル（以下「当社」といいます。）は、利用者の皆様の個人情報を正しく取扱うことが当社の営業活動の基本であり社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。

１．関係法令等の遵守

当社は、個人情報を適正に取扱うために、「個人情報の保護に関する法律」（以下「保護法」といいます。）その他、個人情報の保護に関する関係諸法令および経済産業大臣をはじめ主務大臣のガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
個人情報とは、保護法第２条第1項、第２項に規定する、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下も同様とします。
また、当社は、特定個人情報を適正に取扱うために、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます。）その他、特定個人情報の適正な取扱に関する関係諸法令およびガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
特定個人情報とは、番号法2条第8項に規定する、個人番号をその内容に含む個人情報をいい、以下も同様とします。

２．利用目的

当社は、個人情報の取扱いにおいて、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合および法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の範囲内でのみ個人情報を利用します。ただし、特定個人情報においては、利用目的を特定し、ご本人の同意の有無に関わらず、利用目的の範囲を超えた利用は行いません。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下同様とします。
なお、個人情報および特定個人情報の利用目的は、法令により例外として取り扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知又は公表します。ただし、ご本人から書面で直接取得する場合には、あらかじめ明示します。

３．適正取得

当社は、個人情報及び特定個人情報を取得する際、適正な手段で取得します。

４．安全管理措置

当社は、取扱う個人データおよび特定個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ、従業員および委託先を適正に監督します。
個人データとは、保護法第２条第６項が規定する、個人情報データベース等（保護法第２条第４項）を構成する個人情報をいい、以下同様とします。

５．第三者提供の制限

当社は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
また、当社は、番号法19条各号により例外として扱われるべき場合を除き、ご本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しません。

６．機微（センシティブ）情報の取り扱い

当社は、ご本人の機微（センシティブ）情報（要配慮個人情報並びに、門地・本籍地、保健医療等に関する情報）については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意をいただいた場合等を除き、取得・利用・第三者提供はしません。なお、要配慮個人情報とは、保護法第２条第３項に規定する、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいいます。

７．開示・訂正等

当社は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
保有個人データとは、保護法第２条第７項に規定するデータをいいます。

８．苦情窓口

当社は、取扱う個人情報および特定個人情報につき、ご本人からの苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。

９．継続的改善

当社は、取扱う個人情報および特定個人情報について、適正な内部監査を実施するなどして、本保護方針の継続的な改善に努めます。

以上

個人情報の開示等に関する手続

(目的)

第 1 条この手続は、個人情報取扱要領第23条の規定に基づき、会社の保有する個人データについて本人からの開示の請求及び訂正等の求めに応ずるための手続等を定める。

(受付窓口及び受付時間)

第 2 条個人情報の開示を受け付ける窓口は、下記のとおりとする。

株式会社ＪＡエコパル総務課
所在地:鹿児島市南栄一丁目10番地2
電話:099－260－5551
FAX:099－260－5552
2.受付の時間は､営業日(月〜金)の午前9時00分から午後5時までとする。

(利用目的の通知及び開示の申込の受付)

第 3 条会社の保有個人データについての利用目的の通知及び本人からの開示の請求の受付については、前条に規定する受付窓口において受け付けることを原則とし、止むを得ない事情がある場合には、同書面により郵送で受け付けることができる。

2.前項の請求の受付にあたっては、本人から別紙1の請求書の提出を求めるものとする。

3.代理人による請求については、第5条の規定にもとづき代理人資格の確認を求める。

(本人の確認)

第 4 条なりすましによる情報の漏えいを防止するため、次により開示等請求者の本人確認を行う。なお、電話等による開示等の求めがあった場合には、来社又は郵送若しくはファックスによる請求等を求める。

(1).来社による請求の場合
窓口において直接的に本人であることを証明できる運転免許証、健康保険の被保険者証、写真付住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、年金手帳、実印および印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)又は外国人登録証明書の提示を求める。

(2).郵送又はファックスの場合
郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しのほかに、住民票又は請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の同封を求める。
ファックスによる場合には、運転免許証又はパスポートの写しと請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の写しの送付を求める。

(代理人資格の確認)

第 5 条代理人による請求の受付は、来社によるものとし、この場合には本人及び代理人双方につき、前条の本人確認の方法により確認を行う。ただし、代理人が弁護士の場合には、名刺・バッジを確認のうえ、登録番号を控えることによることができる。

2.代理人資格の確認については、以下の証明書に基づきこれを行う。

(1).法定代理人の場合
請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの

(2).任意代理人の場合
請求者本人の印鑑証明書(交付日より3ヵ月以内のもの)付きの請求書及び委任状

(開示の方法)

第 6 条請求に基づく当社からの通知は、原則として、請求のあった日から10営業日以内を目途に所定の様式(別紙3)に基づき郵送の方法によりこれを行う。ただし、本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。

(訂正等、利用停止、消去)

第 7 条会社から開示された個人データにつき、訂正等(追加・変更・削除という。以下同じ。)、利用停止及び消去の請求があった場合には、その処理の結果につき原則として、請求のあった日から10営業日以内を目途に所定の様式(別紙4〜6)に基づき郵送の方法により通知するものとする。本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。

2.前項の請求(様式;別紙2)及び本人確認の手続については、第2条、第4条及び第5条に準ずる。なお、本人の個人データを会社が保有していることが明らかで、その訂正等、利用停止又は消去を求める場合の請求については、開示の請求を経ないで直ちに訂正等の請求を受け付けることができる。

(資料等の提供の求め)

第 8 条前条の規定に基づき、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データの内容の訂正等が求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる。

(開示等の手数料)

第 9 条利用目的の通知及び開示の請求については、次の手数料を徴するものとする。ただし、当方の過失により開示した個人データに誤りがあった場合には、収受した手数料を返還する。

(1).来社の場合
1件あたり300円の事務手数料を現金で徴する。

(2).郵送の場合
1件あたり500円(配達証明付郵便代含む)の事務手数料を現金で徴する。

(対応の記録)

第10条保有個人データの開示請求、訂正等、利用停止及び消去の請求につき、窓口の担当者は次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、所定の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書及び回答書とともに5年間保管するものとする。

(1).請求の内容
(2).開示・訂正した項目・内容
(3).開示・訂正等をしなかった項目・内容と理由
(4).本人及び代理人との交渉等の内容と経緯
(5).今後特に問題となりそうな点がある場合の留意事項
(6).その他

(手続の改廃)

第11条この手続の改廃は、専務が決定する。

(疑義解明)

第12条この手続の疑義、その他の解明は総務部長が決定する。

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